精心筹划

     由于国家会议中心展厅同期承接了第16届中国国际复合材料工业技术展，所以作为本次大会重要组成部分的眼科医疗器械药品展览会只能选择在国家会议1层大宴会厅和4层大会堂来进行。与一般大型会议附带的展览有所不同，本次眼科医疗器械药品展览会的特点是（一）规模大，面积超过1万平方米：  （二）绝大多数展台为造型复杂的特装展台，展台里需要安装多种声、光、电、气的展示设备，即使在专业展厅中，也属于较难操作的展览；（三）展览分布在两个楼层（一楼和四楼）；（四）一层大宴会厅地面全部是高级纯毛地毯，地面保护对于主办方和场馆来说都是一个难题，因为这事关观展客人感受和地毯保护成本。    在宴会厅或是会议区办展有三方面最为重要，一是如何让客户得到与在专业展厅一样的观展感受；二是如何做好成品保护，减少甚至是杜绝展会对宴会厅或是会议区的“损耗”；三则是如何尽各种可能为客户减少相应的费用和搭建时间，进场搭建时间实际上本身就是费用，因为有场地租赁费用和工人施工、电费等费用。    第一点关系到客户的满意度，国家会议中心主要是依靠项目在前期规划、设计和建造所带来的硬件优势，1层大宴会厅为4，860平方米，4层大会堂为6，400平方米。并且层高都达到10米以上，首先从空间感受上让客户能够接受这两处场地作为展览厅使用，另外宽敞的入口、布局合理的电源接口、完全覆盖的无线网络、多功能的吊杆、设置便利的吊点等完备的基础设施和功能，无需改造就可以满足展览的使用。从这一点来讲，一个功能和布局合理的大宴会厅、大会议室能发挥最大效用，除了会议、宴会等常规需求外，新品发布、综合效益高的高档展览如珠宝展、艺术品展都可能倾向于使用大宴会厅。    第二点与会议中心的利益密切相关。展览给人的印象一般都是在展览厅中举办，水泥地面和没有任何装饰的墙壁，粗重的搬运工具，沉重的货物和粉尘弥漫的搭建现场。如果把这样的场景移植到精装修的宴会厅，那对于场馆方面来说简直不敢想象。精装修的木质墙壁，整洁漂亮的地毯，华丽但是承重不足的大理石地砖，这些本来就不是为展览准备的。所以为了解决好这之间的矛盾，国家会议中心在管理上下了很大的功夫，制定了完善的成品保护管理办法。主要包括    1在进场施工前，要求所有搭建单位与国家会议中心签订成品保护合同。    2在搭建准备阶段，由国家会议中心的主管对所有施工单位的现场负责人进行成品保护的培训、教育，示范操作规范和标准，强化成品保护意识。    3设立会议区的“工程监理”——指定专人专职负责成品保护工作，不时对搭建现场进行专项检查和监督，建立确实有效的处罚制度。根据搭建现场的划分，责任明确到每一个搭建单位。    4要求搭建单位严格规范使用现场的水和电，避免漏水漏电造成成品破坏。接水、接电权限由国家会议中心工程部掌握，以杜绝任何隐患。    5建立专用的搭建运输通道、建立临时的卸货场和物料中转地点，杜绝物料现场运输和堆放对成品造成的破坏。    6针对布展面积大和搭建人员多的特点，要求搭建单位必须保障现场的卫生环境，国家会议中心加派人力，垃圾随有随清。    7要求搭建商做好防尘工作，减少现场锯末以防锯末、粉尘进入通风管道。    8控制施工单位在现场使用涂料，以防异味串入通风管道波及其他会议室的通风。    9地毯保护最为重要。要求搭建单位在大宴会厅地毯上先行铺防护薄膜，在此基础上再铺设木板，再铺设展览用的一次性地毯，防止破坏、污染原地毯。    第三点则是考虑如何照顾好主办方，即如何保护主办方的利益。显然，在会议区／宴会厅内举办展览，在要求上相对常规展览而言更加复杂苛刻，施工时间加长，施工时段和进场、撤展时段都受到很大的限制，不像在展厅内施工从早到晚可以不间断。一般情况下加班也由主场搭建商决定，而在会议区同期有会议召开，运料、施工、工人的进出甚至使用卫生间都会影响到同楼层、下一个楼层的会议。会议中心需要在保护好同期其他会议的同时，想尽一切办法“照顾”好主办方，如合理分配出入口、通道和停车场，拟定施工时间，增加夜间施工时间，工程部、安保部和项目协调人员“全天候”服务，划定工人活动范围等等。